Microsoft Teams for Students and Caregivers: A How-to Guide for Virtual Classroom Meetings

Are you or your young learners new to using Microsoft Teams for virtual school? With the COVID-19 global pandemic, many schools are transitioning students to virtual learning. Several of us at Talk Social to Me are mothers of K-12 students, so we can empathize with you. Using a new tool is tough! Running homeschool while working or taking care of other kids is not easy. As collaboration tool experts (and parents), we’ve learned a thing or two about setting our children – and their teachers – up for success in Microsoft Teams, and now we want to share this with you. We’ve created this guide to help ensure you (or your parent or caregiver) gets the most out of attending Microsoft Teams virtual classroom meetings with your teacher. We know life is a bit chaotic right now, but hopefully this guide makes the transition to virtual learning easier. We have tried to remove most of the technical jargon and focus on beginner-level foundations to get you started.  Click on the guide below to download a simple PDF infographic to help you get started. This guide is also available in Spanish. Scroll to download.In a hurry? Here are our recommendations and tips in a quick post below.  

Before Class Starts: Getting Prepared 

1. Download the Desktop App – Be sure to download and use the Microsoft Teams desktop application (we'll say "app" for short) instead of using an internet browser like Chrome or Safari. The desktop app will provide you with the best experience with the right features you need to attend each class effectively. 
2. Take a Teams Test Drive – If offered by your school, try joining a pre-scheduled Teams meeting in the calendar section of your Teams desktop app. Ask the teacher to set one up if needed. Close all other applications that are not needed for school to reduce clutter, temptation to play games, and internet bandwidth usage. 
3. Have Help Handy – Write down your school district’s tech support contact information to have on hand in case you need it. If you do not have help, perform a search in the Microsoft Teams Help & Learning Center or ask a question in the Microsoft Help Teams for Education Community. 
4. Turn Your Camera On – Before you connect to your virtual classroom, turn on your camera. Seeing your teacher and classmates is critical to help build connections in the learning process. If you're unable to do this, or feel uncomfortable, talk to your teacher privately. 
5. Check Your Device Settings – On your computer, make sure your speakers, microphone, and camera (e.g., front vs. rear) are all working properly. Your device settings are located under the "three-dot menu." When you click the three dots with your mouse, Teams opens up a menu with additional settings to review and change. 
6. Choose Your Background Settings – Regardless of where you are located, it is smart to blur your background or choose a muted background effect (also located under three-dot menu) when you join your virtual classroom. These options are not only less distracting to your classmates, but they also protect your privacy. If you are unable to use this setting, try sitting in front of a wall (but not a window!). 

Attending Your Class 

1. Go on Mute! – Listening and learning can be difficult if everyone is talking at once (or when your sibling is singing in the background). When you are not talking, please put yourself on mute as a respectful gesture to your teacher and classmates. Don’t forget to turn your sound back on when it’s your turn to share! 
2. See Everyone at the Same Time – Once everyone joins, you can see your teacher and all of your classmates in the default Gallery Mode (shows up to nine people at a time), the Large Gallery view (shows 10-49 people), or in Together Mode where everyone will appear in an auditorium-style space (this is an option with a minimum of five people). These options also located under the three-dot menu. Choose which view works best for you. 
3. Pin the Teacher/Instructor – Ideally, you want your teacher to be front and center so you can see what they are saying, what they are showing on their screen, and their facial expressions. If your teacher has not already made their video larger for the class, you can right-click on your teacher’s video and choose "Pin" to make their video larger and always pinned to the top. 
4. Turn on Live Captions – If you are hearing impaired or have different levels of language proficiency, you can turn on live captions/subtitles (in the three-dot menu) so you can read what is being said by each person at the bottom of the screen. 
5. Use Immersive Reader to Hear the Chat – The Immersive Reader feature within the Meeting Chat lets you read the content of the chat aloud. Caregivers, this is helpful if your student does not know how to read yet. Use your mouse to hover over the individual chat message you want to hear. Click on the three-dot menu and choose Immersive Reader. Then, click the green arrow button to hear the message. 
6. Translate Teams and Chat Messages – Teams can automatically translate the application and messages in the Meeting Chat (if your school has turned this feature on). This is especially helpful if you do not speak English as your primary language or if you are in a foreign language class. First, click your photo and then click "Settings." Next, choose the language you prefer to use. Save and restart Teams. To translate messages, use your mouse to hover over the chat message and click on the three-dot menu to choose Translate. 

If Your Teacher Allows... 

1. Chat in Real Time – Use the Meeting Chat tool to ask questions or share your ideas. Be respectful of your teacher’s instructions on how they want you to use this chat tool. If you are a caregiver of younger students, you may use the Chat feature to send feedback to the teacher if you cannot hear the teacher or see their screen. 
2. Raise Your Virtual Hand – Use the Raise a Hand feature if you want to be called to share a question or comment. Click on the small hand icon in your main menu to raise your virtual hand. Your teacher will see that you would like to speak. When they ask you to talk, make sure to unmute yourself. 
3. Share Content or Whiteboard – You might be asked to share what you have on your computer screen with the class. You can share a file, an application, your internet browser, your entire screen (multiple apps, files, etc.), or you can use an interactive whiteboard created by your teacher. If you are sharing a video, be sure to click the “share my computer sound” checkbox in the “Share Content” window. If you share your screen, make sure that you're only sharing the particular content that you want everyone to see. We recommend closing all other applications before sharing your screen. 

More Important Tips for Caregiver and Student Privacy and Communication 

• Be sure to close private and unnecessary windows, browser tabs and applications just in case you accidentally share your full desktop (this could include chat messages, personal websites or email tabs in your browser, etc.)  
• Make sure your computer desktop has a background image that you’re comfortable with others seeing when you start to share your screen. 
• Make sure you’ve removed personal documents and information off of your computer desktop. Turn off pop-ups for text messages and other applications for complete privacy. 
• Ask your teacher what you should do if you suddenly lose your internet connection or need to step away for a few minutes. Avoid taking your computer away from your main learning station to maintain internet connectivity and privacy. 
• If your teacher does not use the Teams chat feature, ask them how they would prefer to hear from you with questions and problems during class. 
• Not every student is comfortable or able to share their video with the class. If you have any concerns about showing your video, reach out to your teacher privately before class to communicate your concerns and make alternate arrangements. 
• To maintain every student's privacy, please avoid taking screenshots or video recordings of your classroom. 

To find additional Microsoft Teams for Education tutorials and ideas, here are free resources on the web that may be helpful for students and their families:

• Quick tip videos from the Microsoft Education Product Manager Mike Tholfsen
• Written documentation from Microsoft about Teams for Education
• Ideas for families in virtual school from the Aurora, OH school district

Thank you to all of the teachers and caregivers who are working tirelessly to keep our kids safe, learning, healthy, and happy!

Spanish:

¿Acaso tú o tus jóvenes estudiantes son nuevos en el uso de Microsoft Teams para la escuela virtual? Con la pandemia mundial de COVID-19, muchas escuelas están haciendo la transición de los estudiantes al aprendizaje virtual. Varias de nosotras en Talk Social to Me somos madres de estudiantes de K-12, así que podemos empatizar con ustedes. ¡Usar una nueva herramienta es difícil! Dirigir la escuela en casa mientras se trabaja o se cuida a otros niños no es fácil. Como expertos en herramientas de colaboración (y padres), hemos aprendido un par de cosas sobre cómo preparar a nuestros hijos – y a sus maestros – para el éxito en Microsoft Teams, y ahora queremos compartir esto con ustedes. Hemos creado esta guía para asegurarnos de que tú (o tus padres o cuidadores) saquen el máximo provecho de la asistencia a las reuniones del aula virtual de Microsoft Teams con tu maestro. Sabemos que la vida es un poco caótica en este momento, pero esperamos que esta guía haga más fácil la transición al aprendizaje virtual. Hemos tratado de eliminar la mayor parte de la jerga técnica y nos enfocamos en las bases de nivel de principiante para que puedas empezar.  Haz clic en la guía de abajo para descargar una simple infografía en PDF para ayudarle a empezar: Descarga la guía y compártela con tus amigos y familiares. Esta información y las guías para maestros y padres de Teams están disponibles en Inglés a continuación tambien. ¿Tienes prisa? Aquí debajo están nuestras recomendaciones y consejos en una rápida publicación. 

Antes de que empiece la clase: Prepárate 

1. Descarga la App de Escritorio – Asegúrate de descargar y usar la aplicación de escritorio Microsoft Teams (la llamaremos "app" para abreviar) en lugar de usar un navegador de Internet como Chrome o Safari. La app de escritorio te proporcionará la mejor experiencia con las funciones apropiadas que necesitas para atender cada clase de manera efectiva. 
2. Haz una Prueba de Teams – Si tu escuela te lo ofrece, intenta unirte a una reunión preprogramada de Teams en la sección de calendario de tu App de escritorio. Pide al maestro que organice una si es necesario. Cierra todas las demás aplicaciones que no sean necesarias para la escuela para reducir el desorden, la tentación de jugar juegos y el uso de la banda ancha de Internet. 
3. Ten Ayuda a la Mano – Anota la información de contacto del soporte técnico de tu distrito escolar para tenerla cerca en caso la necesites. Si no tienes ayuda, realiza una búsqueda en el Centro de Ayuda y Aprendizaje de Microsoft Teams o haz una pregunta en Ayuda de Microsoft Teams para la Comunidad de Educación. 
4. Enciende tu cámara – Antes de conectarte a tu aula virtual, enciende tu cámara. Ver a tu maestro y a tus compañeros de clase es fundamental para ayudarte a conectar con el proceso de aprendizaje. Si no puedes hacerlo o te sientes incómodo, habla con tu maestro en privado. 
5. Comprueba la Configuración de tu Dispositivo – En la computadora, asegúrate de que los parlantes, el micrófono y la cámara (por ejemplo, delantera y trasera) funcionen correctamente. La configuración de tu dispositivo se encuentra en el "menú de puntos suspensivos (tres puntos)". Cuando haces clic en los puntos suspensivos con el ratón, Teams abre un menú con ajustes adicionales para revisar y cambiar. 
6. Elige tu Configuración de Fondo – Independientemente de dónde te encuentres, es conveniente difuminar el fondo o elegir un efecto de fondo silenciado (también localizado en el menú de puntos suspensivos) cuando te unes a tu aula virtual. Estas opciones no sólo distraen menos a tus compañeros de clase, sino que también protegen tu privacidad. Si no puedes usar esta opción, intenta sentarte frente a una pared (¡pero no frente a una ventana!). 

Asistiendo A Tu Clase 

1. ¡Continúa en Silencio! – Escuchar y aprender puede ser muy difícil si todo el mundo habla a la vez (o cuando tu hermano está cantando cerca). Cuando no estés hablando, por favor ponte en silencio como un gesto de respeto hacia tu maestro y compañeros. ¡No te olvides de volver a prender el sonido cuando sea tu turno de compartir! 
2. Mira A Todos Al Mismo Tiempo – Una vez que todos se unan, podrás ver a tu maestro y a todos tus compañeros en el Modo Galería predeterminado (muestra hasta nueve personas a la vez), en la vista de Galería Grande (muestra de 10 a 49 personas), o en el Modo Conjunto donde todos aparecerán en un espacio tipo auditorio (esta es una opción que requiere un mínimo de cinco personas). Estas opciones también se encuentran en el menú de puntos suspensivos. Elige la vista que más te convenga. 
3. Ancla al Maestro/Instructor – Lo ideal sería que tu maestro estuviera al frente y en el centro para que puedas ver lo que dice, lo que muestra en su pantalla y sus expresiones faciales. Si tu maestro aún no ha agrandado su video para la clase, puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en el video de tu maestro y elegir "Anclar" para agrandar su imagen y que siempre esté fija en la parte superior. 
4. Activa Los Subtítulos En Vivo – Si tienes problemas de audición o tienes diferentes niveles de conocimiento del idioma, puedes activar los subtítulos en vivo (en el menú de puntos suspensivos) para que puedas leer lo que dice cada persona en la parte inferior de la pantalla. 
5. Usa el Lector Inmersivo Para Escuchar El Chat – La funcionalidad de Lectura Inmersiva dentro del Chat de la Reunión permite leer el contenido del chat en voz alta. Cuidadores, esto es útil si tu estudiante no sabe leer todavía. Usa el ratón para pasar el cursor sobre el mensaje de chat individual que quieres escuchar. Haz clic en el menú de puntos suspensivos y elige Lector Inmersivo. Luego, haz clic en el botón de la flecha verde para escuchar el mensaje. 
6. Traduce Mensajes de Teams y del Chat – Teams puede traducir automáticamente la aplicación y los mensajes en el Chat de la Reunión (si su escuela ha activado esta función). Esto es especialmente útil si no hablas inglés como lengua materna o si estás en una clase de lengua extranjera. Primero, haz clic en tu foto y luego en "Configuración". Luego, elige el idioma que prefieras usar. Guarda y luego reinicia Teams. Para traducir los mensajes, utiliza el ratón para pasar el cursor sobre el mensaje de chat y haz clic en el menú de puntos suspensivos para elegir "Traducir". 

Si Tu Maestro Lo Permite... 

1. Usa el Chat en Tiempo Real – Utiliza la herramienta de Chat de la Reunión para hacer preguntas o compartir tus ideas. Respeta las instrucciones de tu maestro sobre cómo quiere que utilices ésta función de Chat. Si eres cuidador de estudiantes pequeños, puedes utilizar la función de chat para enviar comentarios al maestro si no puedes oírlo o ver su pantalla. 
2. Levanta Tu Mano Virtual – Utiliza la función Levanta la Mano si quieres que te llamen para compartir una pregunta o un comentario. Haz clic en el pequeño icono de la mano en tu menú principal para levantar tu mano virtual. Tu maestro verá que tú quieres hablar. Cuando te pida que hables, asegúrate de quitar el silencio. 
3. Comparte el Contenido o la Pizarra – Puede que se te pida que compartas con la clase lo que tienes en la pantalla de tu computadora. Puedes compartir un archivo, una aplicación, tu navegador de Internet, toda tu pantalla (varias aplicaciones, archivos, etc.), o puedes usar una pizarra interactiva creada por tu maestro. Si estás compartiendo un video, asegúrate de hacer clic en la casilla de verificación "Compartir el sonido de mi computadora" en la ventana "Compartir contenido". Si compartes tu pantalla, asegúrate de que sólo compartes el contenido concreto que quieres que todos vean. Recomendamos cerrar todas las demás aplicaciones antes de compartir la pantalla. 

Más Consejos Importantes para La Privacidad y Comunicación de Cuidadores y Estudiantes 

• Asegúrate de cerrar las ventanas privadas e innecesarias, las pestañas del navegador y las aplicaciones en caso de que compartas accidentalmente tu escritorio completo (esto podría incluir mensajes de chat, sitios web personales o pestañas de correo electrónico en tu navegador, etc.) 
• Asegúrate de que el escritorio de tu computadora tenga una imagen de fondo que resulte cómoda de ver para los demás cuando empieces a compartir tu pantalla. 
• Asegúrate de haber quitado los documentos personales e información del escritorio de tu computadora. Desactiva las ventanas desplegables de los mensajes de texto y otras aplicaciones para tener privacidad total. 
• Pregúntale a tu maestro qué debes hacer si pierdes repentinamente la conexión a Internet o necesitas alejarte unos minutos. Evita mover tu computadora de tu lugar principal de aprendizaje para mantener la conectividad a Internet y la privacidad. 
• Si tu maestro no utiliza la función del chat de Teams, pregúntale cómo preferiría escucharte acerca de las preguntas y los problemas durante la clase. 
• No todos los estudiantes se sienten cómodos o pueden compartir su video con la clase. Si tienes alguna duda sobre la visualización del vídeo, ponte en contacto con tu maestro en privado antes de la clase para comunicarle tus preocupaciones y hacer otros planes. 
• Para mantener la privacidad de cada estudiante, por favor, evita hacer capturas de pantalla o grabaciones de vídeo de tu clase. 

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