Microsoft Teams for Teachers: A How-to Guide for Hosting Virtual Class Meetings

Are you just starting to use Microsoft Teams for teaching? You are not alone. With COVID-19, many schools are transitioning to virtual learning. Several of us at Talk Social to Me are parents of K-12 students, so we can empathize with you. Using a new tool is tough! As collaboration tool experts (and parents) we’ve learned a thing or two about setting our children – and their teachers – up for success in Microsoft Teams. We’ve created this simple guide for teachers to help you learn the most basic steps for hosting a Microsoft Teams virtual classroom meeting. We have tried to remove most of the technical jargon and focus on beginner-level foundations to get you started. Consider this guide a thank you and a virtual hug from us! We appreciate all that you do for our children, especially during this unprecedented time. Click on the guide below to download a simple PDF infographic to help you get started. Scroll to download the guide in Spanish. In a hurry? Here are our recommendations and tips in a quick post below. 

Before Class Starts: Getting Prepared 

1. Download the Desktop App – Make sure to download and use the Microsoft Teams desktop application (we'll say "app" for short) instead of using an internet browser like Chrome or Safari. The desktop app will provide you with the best experience with the right features you need to teach effectively. 
2. Name Your Virtual Class (“Meeting”) – A class will be called a "Meeting" in Teams. It is important to choose a clear name for each class you are teaching. Keep it simple, informative, or have a little creative fun to make your students smile. Tell your students that a Meeting is the same thing as a class at school so that they understand the default labels in Teams. 
3. Check Your Device Settings and Turn Your Camera On – Make sure your speakers, microphone, and camera (e.g., front vs. rear) are all working properly. Close all other applications that are not needed for teaching to reduce clutter, confusion, and internet bandwidth usage. Your device settings are located under the three-dot menu. 
4. Who Can Present? – In your Meeting Options, choose “Who can present” and choose “Only me” if you do not want your students to accidentally start sharing their screens. 
5. Choose Your Background Settings – If you are teaching from home, it is wise to blur your background or choose a muted background effect (under the three-dot menu) for your virtual classroom. These options are not only less distracting, but they also protect your privacy. If this is not an option for you, try sitting in front of a wall where you have good lighting (sitting in front of a window may create shadows across your face). 
6. Have Help Handy – Technical challenges are going to happen to every teacher at some time. Jot down your district’s technical support contact information to have on hand in case you need it. If you do not have help, perform a search in the Microsoft Teams Help & Learning Center or ask a question in the Microsoft Help Teams for Education Community. Communicate a "Plan B" assignment to your students that they can complete alone if the technology can't be fixed right away. 

#TeacherTip 1: What is the “Three Dot Menu?” The "Three Dot Menu" is a link to a more robust set of tools and options than what's shown on the main screen, When you click the three dots with your mouse, Teams opens up a menu with additional meeting capabilities. #TeacherTip 2: What are Meeting Options? Meeting Options give you the chance to control the virtual classroom lobby, sounds that play when new people join, and who can present their screen during class. It's better to start out with more teacher control and give freedom if the students are ready. Find Meeting Options when you open the Three Dot menu. 

Conducting Your Virtual Classroom 

1. Mute Everyone – Depending on the age of your students, this feature can be extremely important. In Meetings Options under the three-dot menu, turn off the option to “Allow attendees to unmute.” This will lock the mute button for your students and they will remain silent. 
2. See Everyone at the Same Time – Once everyone joins, you can see your students in the default Gallery Mode (shows up to nine student faces at a time), the Large Gallery view (shows 10-49 students), or in Together Mode where everyone will appear in an auditorium-style space (requires a minimum of five students). In the three-dot menu, choose which view works best for you and your classroom. 
3. Spotlight Yourself – Teachers should be front and center during class so students can see what you are saying, what you are showing on your screen, and your facial expressions. In the Participant List, click on the three dots next to your name and choose 'Spotlight Me.' Note: This only works when you're using Gallery Mode, and you can only spotlight one video at a time. 
4. Share Content or Whiteboard – You will often need to share what you have on your computer screen with the class. You can share a file, an application, your internet browser, your entire screen (multiple apps, files, etc.), or you can create an interactive whiteboard. If you are sharing a video, be sure to click the “share my computer sound” checkbox in the “Share Content” window. We recommend practicing this before your first class. 
5. Break into Small Groups (Coming Soon) – When you want to work on a project or break your class into small groups, use the Breakout Rooms feature (under the three-dot menu) to accomplish this. You can have Teams populate these groups randomly or you can manually assign students to each room. The teacher can join each break out room to keep tabs on the work and send announcements to each room. Note: this feature is coming at the end of 2020. 
6. Record Your Meeting – You may want to record your first few sessions and watch them back privately to see how you can improve. You may also want to record an additional lesson for students who are not able to attend during regularly scheduled class time due to health, family, or financial reasons. This feature is located under the three-dot menu. 

Expectations and Features to Share with Your Students 

1. Chat in Real Time – Decide if you want your students to use the Meeting Chat tool to ask questions or share observations when they're muted. Be sure to establish rules with your students about what they should and should not chat about during class. For younger students, caregivers can use the Chat feature to send you feedback if they cannot hear you or see your screen. 
2. Raise Your Virtual Hand – Do you want your students to stay on Mute and Raise a Hand to be called on? This feature is found via the small hand icon in your main menu. 
3. Listen to Chat with the Immersive Reader – The Immersive Reader feature within the Meeting Chat will let you read the content of the chat aloud. This is helpful for students who do not know how to read yet. Use your mouse to hover over the chat message you want to read aloud and click on the three-dot menu to try this feature. 
4. Turn On Live Captions or a Transcription – For students who are hearing impaired or who have different levels of language proficiency, they can turn on live captions / subtitles for the meeting at the bottom of the screen within the three-dot menu. The teacher can also turn on a live transcript that will appear on the right side of the screen. If you do not see the “Start Transcription” option, that means your school district’s IT team has not enabled this feature. 
5. Translate Teams and Chat Messages – Teams can automatically translate the application and messages in the Meeting Chat (if your IT team has turned this feature on). This is especially helpful for students and their caregivers who do not speak English as their primary language or who are in a foreign language class. First, click your photo and then click "Settings." Next, choose the language you prefer to use. Save and restart Teams. To translate messages, use your mouse to hover over the chat message and click on the three-dot menu to choose Translate. 

More Important Tips for Teacher and Student Privacy and Communication  

• Be sure to close private and unnecessary windows, browser tabs and applications just in case you accidentally share your full desktop (this could include chat messages, personal banking or email tabs in your browser, etc.)  
• Make sure your computer desktop has a background image that you’re comfortable with others seeing when you start to share your screen. 
• Make sure you’ve removed personal documents and information off of your computer desktop. Turn off pop-ups for text messages and other applications for complete privacy. 
• Have a classroom plan that covers what students should do if you suddenly lose your internet connection or need to step away for a few minutes. Avoid taking your computer away from your main teaching station to maintain internet connectivity and privacy. 
• If you do not use the Teams chat feature, make sure to check your email or set up alternate communication methods for questions from caregivers or students. 
• Not every student is comfortable or able to share their video with the class. Ask students privately about their access instead of calling on them during class. 
• Before you record a class or take a screenshot that shows student faces, we recommend that you ask your district about its privacy rules for digital media. 

To find additional Microsoft Teams for Education tutorials and ideas, here are free resources on the web that may be helpful for you and your students:

• Tips for teachers from Talk Social to Me
• Quick tip videos from the Microsoft Education Product Manager Mike Tholfsen
• Written documentation from Microsoft about Teams for Education
• Ideas for families in virtual school from the Aurora, OH school district

Thank you to all of the teachers and caregivers who are working tirelessly to keep our kids safe, learning, healthy and happy!

Spanish

¿Acabas de empezar a usar Microsoft Teams para la enseñanza? No estás solo. Con COVID-19, muchas escuelas están haciendo la transición al aprendizaje virtual. Varias de nosotras en Talk Social to Me somos madres de estudiantes de K-12, así que podemos empatizar contigo. ¡Usar una nueva herramienta es difícil! Como expertos en herramientas de colaboración (y padres) hemos aprendido un par de cosas sobre cómo preparar a nuestros hijos – y a sus maestros – para el éxito en Microsoft Teams. Hemos intentado eliminar la mayor parte de la jerga técnica y enfocarns en un nivel de principiantes para que puedas empezar. ¡Considera esta guía como un agradecimiento y un abrazo virtual de nuestra parte! Apreciamos todo lo que haces por nuestros niños, especialmente durante este tiempo sin precedentes. Haz clic en la guía de abajo para descargar una simple infografía en PDF para ayudarte a empezar:Descarga la guía y compártela con tus colegas.Esta información y las guías para maestros y padres de Teams están disponibles en Inglés a continuación tambien. ¿Tienes prisa? Aquí debajo están nuestras recomendaciones y consejos en una rápida publicación. 

Antes De Que Empiece La Clase: Prepárate 

1. Descarga la App de Escritorio – Asegúrate de descargar y usar la aplicación de escritorio Microsoft Teams (la llamaremos "app" para abreviar) en lugar de usar un navegador de Internet como Chrome o Safari. La app de escritorio te proporcionará la mejor experiencia con las funciones apropiadas que necesitas para enseñar de forma efectiva. 
2. Nombra Tu Clase Virtual (“Reunión”) – Una clase se llamará “Reunión” en Teams. Es importante elegir un nombre claro para cada clase que estés enseñando. Mantenlo simple, informativo, o usa un nombre divertido para hacer sonreír a tus estudiantes. Dile a tus estudiantes que una Reunión es lo mismo que una clase en la escuela para que entiendan las etiquetas predeterminadas en Teams. 
3. Comprueba la Configuración del Dispositivo y Enciende la Cámara – Asegúrate de que los parlantes, el micrófono y la cámara (por ejemplo, delantera o trasera) funcionen correctamente. Cierra todas las demás aplicaciones que no sean necesarias para enseñar para reducir el desorden, la confusión y el uso del ancho de banda de Internet. La configuración de tu dispositivo se encuentra en el menú de puntos suspensivos (tres puntos).  
4. ¿Quién Puede Presentar? – En tus Opciones de Reunión, elige "Quién puede presentar" y elige "Sólo yo" si no quieres que tus estudiantes empiecen a compartir sus pantallas accidentalmente. 
5. Elige tu Configuración de Fondo – Si estás enseñando desde casa, es aconsejable que desenfoques tu fondo o que elijas un efecto de fondo apagado (en el menú de puntos suspensivos) para tu clase virtual. Estas opciones no sólo distraen menos, sino que también protegen tu privacidad. Si esto no es una opción para ti, intenta sentarte frente a una pared donde haya buena iluminación (sentarse frente a una ventana puede crear sombras en tu cara). 
6. Ten Ayuda a la Mano – Los desafíos técnicos le van a pasar a todos los maestros en algún momento. Anota la información de contacto del soporte técnico de tu distrito para tenerla a la mano en caso la necesites. Si no tienes ayuda, realiza una búsqueda en el Centro de Ayuda y Aprendizaje de Microsoft Teams o haz una pregunta en Ayuda de Microsoft Teams para la Comunidad de Educación. Comunica a tus estudiantes una tarea como "Plan B” que puedan completar solos si la tecnología no se puede arreglar de inmediato. 

1. #ConsejoMaestro 1: ¿Qué es el "Menú de Puntos Suspensivos"? El "Menú de Puntos Suspensivos (Tres Puntos)" es un enlace a un conjunto más completo de herramientas y opciones que lo que se muestra en la pantalla principal. Al hacer clic en los puntos suspensivos con el ratón, Teams abre un menú con funciones de reunión adicionales. 

2. #ConsejoMaestro 2: ¿Qué son las Opciones de Reunión? Las Opciones de Reunión te permiten controlar la sala de espera de la clase virtual, los sonidos que se escuchan cuando se unen nuevas personas y quién puede presentar su pantalla durante la clase. Es mejor empezar con más controles del maestro y dar libertad a los estudiantes cuando estén listos. Encuentra Opciones de Reunión cuando abras el menú de puntos suspensivos. 

Dirigiendo Tu Clase Virtual 

1. Silenciar A Todos – Dependiendo de la edad de tus estudiantes, esta característica puede ser sumamente importante. En Opciones de Reunión en el menú de puntos suspensivos, desactiva la opción "Permitir a los asistentes desactivar el silencio”. Esto bloqueará el botón de silencio para tus estudiantes y ellos permanecerán en silencio. 
2. Ver A Todos Al Mismo Tiempo – Una vez que todos se unan, podrás ver a tus estudiantes en el Modo Galería predeterminado (muestra hasta nueve caras de estudiantes a la vez), en la vista de Galería Grande (muestra de 10 a 49 estudiantes), o el Modo Conjunto donde todos aparecerán en un espacio de estilo auditorio (requiere un mínimo de cinco estudiantes). En el menú de puntos suspensivos, elige la vista que mejor se adapte a ti y a tu clase. 
3. Destácate – Los maestros deben estar mirando de frente y en el centro de la pantalla durante la clase para que los estudiantes vean lo que estás diciendo, lo que estás mostrando en tu pantalla, y tus expresiones faciales. En la Lista de Participantes, haz clic en el menú de puntos suspensivos junto a tu nombre y elige "Destacarme”. Nota: Esto sólo funciona cuando utilizas el Modo Galería y sólo puedes destacar un video a la vez. 
4. Comparte el Contenido o La Pizarra – A menudo tendrás que compartir con la clase lo que tienes en la pantalla de tu computadora. Puedes compartir un archivo, una aplicación, tu navegador de Internet, toda tu pantalla (múltiples aplicaciones, archivos, etc.), o puedes crear una pizarra interactiva. Si estás compartiendo un video, asegúrate de hacer clic en la casilla ”Compartir el sonido de mi computadora" en la ventana "Compartir Contenido". Te recomendamos que practiques esto antes de tu primera clase. 
5. Dividirse en Pequeños Grupos (Próximamente) – Cuando quieras trabajar en un proyecto o dividir tu clase en pequeños grupos, utiliza la funcionalidad de Salas de Descanso (en el menú de puntos suspensivos) para lograrlo. Puedes hacer que Teams cree estos grupos al azar o puedes asignar manualmente a los estudiantes en cada sala. El maestro puede unirse a cada sala de descanso para controlar el trabajo y enviar anuncios a cada sala. Nota: esta funcionalidad llegará a finales de 2020. 
6. Graba Tu Reunión – Tal vez quieras grabar tus primeras sesiones y verlas en privado para saber cómo puedes mejorar. También puedes grabar una lección adicional para los estudiantes que no puedan asistir a las clases regulares por razones de salud, familiares o financieras. Esta función se encuentra en el menú de puntos suspensivos. 

Expectativas y Funcionalidades Para Compartir Con Tus Estudiantes 

1. Chat en Tiempo Real – Decide si quieres que tus estudiantes usen la herramienta de Chat de la Reunión para hacer preguntas o compartir observaciones cuando estén silenciados. Asegúrate de poner reglas con tus estudiantes sobre lo que deben y no deben conversar durante la clase. En el caso de los estudiantes más pequeños, los cuidadores pueden utilizar la función de Chat para enviarte comentarios si no pueden oírte o ver tu pantalla. 
2. Levanta Tu Mano Virtual – ¿Quieres que tus estudiantes permanezcan en Silencio y Levanten la Mano para que se les llame? Esta función se encuentra a través del pequeño icono de la mano en el menú principal. 
3. Escucha el Chat con el Lector Inmersivo – La funcionalidad de Lector Inmersivo dentro del Chat de la Reunión le permitirá leer el contenido del chat en voz alta. Esto es útil para los estudiantes que aún no saben leer. Usa tu ratón para pasar el cursor sobre el mensaje de chat que quieres leer en voz alta y haz clic en el menú de puntos suspensivos para probar esta función. 
4. Activa los Subtítulos en Vivo o una Transcripción – Los estudiantes con discapacidad auditiva o que tienen diferentes niveles de conocimiento del idioma,  pueden activar los subtítulos en vivo para la reunión en la parte inferior de la pantalla dentro del menú de puntos suspensivos. El maestro también puede activar una transcripción en vivo que aparecerá en el lado derecho de la pantalla. Si no ves la opción "Iniciar Transcripción", significa que el equipo de TI de tu distrito escolar no ha activado esta función. 
5. Traduce los Mensajes de Teams y del Chat – Teams puede traducir automáticamente la aplicación y los mensajes en el Chat de la Reunión (si tu equipo de TI ha activado esta función). Esto es especialmente útil para los estudiantes y sus cuidadores que no hablan inglés como idioma principal o que están en una clase de idioma extranjero. Primero, haz clic en tu foto y luego en "Configuración". A continuación, elige el idioma que prefieras utilizar. Guarda y reinicia Teams. Para traducir los mensajes, utiliza el ratón para pasar el cursor sobre el mensaje de chat y haz clic en el menú de tres puntos para elegir "Traducir". 

Más Consejos Importantes para la Privacidad y Comunicación de Maestros y Estudiantes 

• Asegúrate de cerrar las ventanas privadas e innecesarias, las pestañas del navegador y las aplicaciones en caso de que compartas accidentalmente tu escritorio completo (esto podría incluir mensajes de chat, banca personal o pestañas de correo electrónico en tu navegador, etc.) 
• Asegúrate de que el escritorio de tu computadora tenga una imagen de fondo que resulte cómoda de ver para los demás cuando empieces a compartir tu pantalla. 
• Asegúrate de que has quitado documentos personales e información del escritorio de tu computadora. Desactiva las ventanas desplegables de los mensajes de texto y otras aplicaciones para tener privacidad total. 
• Ten un plan de clase que cubra lo que los estudiantes deben hacer si de repente pierdes la conexión a Internet o necesitas alejarte unos minutos. Evita mover tu computadora de tu lugar principal de enseñanza para mantener la conectividad a Internet y la privacidad. 
• Si no usas la función de Chat de Teams, asegúrate de revisar tu correo electrónico o de establecer métodos de comunicación alternativos para las preguntas de los estudiantes o sus cuidadores. 
• No todos los estudiantes se sienten cómodos o pueden compartir su video con la clase. Pregunte a los estudiantes en privado sobre su acceso en lugar de preguntárselo durante la clase. 
• Antes de grabar una clase o capturar una pantalla que muestre las caras de los estudiantes, le recomendamos que pregunte a su distrito sobre las reglas de privacidad para los medios digitales. 

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